Домой Рыбы Применение erp системы на предприятии. Функциональные возможности ERP-системы

Рыбы

Применение erp системы на предприятии. Функциональные возможности ERP-системы

Концепция ERP произошла от более простых концепций MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование производственных ресурсов).

Бытует мнение, что концепция ERP – это усовершенствованный вариант концепции MRP II. Но это не так, потому что между этими двумя концепциями есть значительные отличия. Главное отличие в том, что ERP уходит от "товарно-материальных" схем управления и в качестве одного из самых важных факторов планирования рассматривает интересы клиента.

Концепция ERP предполагает, что система использует лишь одну интегрированную программу вместо нескольких отдельных. Единая система управляет обработкой, дистрибуцией, логистикой, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Система дифференциации доступа к информации, реализуемая в ERP-системах, в комплексе с иными мерами информационной безопасности компании, предназначена для препятствования как внешним угрозам (например, промышленный шпионаж), так и внутренним (например, хищения). Внедряемые вместе с и системой контроля качества, ERP-системы направлены на максимальное удовлетворение потребностей предприятия в инструментах управления бизнесом.

Концепция ERP содержит в себе:

Концепция ERP имеет такую важную черту как возможность глобального управления производством, товарами и услугами. Эта особенность очень немаловажна для крупных международных корпораций, где дочерние компании и подразделения взаимодействуют между собой, находясь при этом в разных странах и регионах.

Программный инструментарий, используемый в ERP системах, дает возможность осуществлять производственное планирование, формировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в подразделениях предприятия.

ERP система, в отличии от системы учета - это, в первую очередь, система планирования ресурсов. Она анализирует не только деятельность за предыдущие и нынешний периоды, но и составляет будущие результаты. ERP системы - не просто хранилище данных. Они имеют в своем составе модули планирования и оптимизации ресурсов, а большая часть функций учета направлены на поддержку функционирования этих модулей.

Для реализации функций планирования и оптимизации в системе должна быть обратная связь. На основе целей управления сначала составляется план, затем в процессе выполнения работ производится фиксация показателей деятельности предприятия и их анализ. Сопоставляя поставленные цели и достигнутые результаты, вырабатывается корректирующее воздействие. А система учета только фиксирует результаты. Она не содержит в себе функции для автоматизации планирования, и сравнения плановых и фактических показателей. Говоря другими словами, учетные системы выполняют всего лишь небольшую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом главное отличие концепции ERP-системы от учетной системы.

К группе критериев «потребности организации» могут относиться:

Соответствие бизнес процессам организации. ERP система должна иметь возможность настраиваться под процессы организации. Этот критерий определяет гибкость системы при изменениях деятельности компании.
Масштабируемость. ERP система должна позволять тиражировать решения на несколько подразделений или несколько видов деятельности компании. Также, она должна иметь возможность подстраиваться под масштаб организации.
Соответствие стратегии организации. Эксплуатация ERP системы осуществляется в течение длительного периода времени. Поэтому она должна помогать реализации стратегических планов компании. Выбор системы необходимо осуществлять с учетом перспектив развития.
Наличие отраслевых решений. Процессы организации зависят от отрасли деятельности и рынка, на котором она работает. При выборе системы необходимо учитывать эти факторы.

К группе критериев «применяемые технологии» могут относиться:

Программная архитектура. В зависимости от потребности и возможностей организации необходимо выбирать соответствующую программную архитектуру ERP системы, например «облачные сервисы», «клиент-серверную» архитектуру или «объектно-ориентированную» архитектуру.
Техническая архитектура. Этот критерий выбора взаимосвязан с предыдущим. Выбор технической архитектуры может потребовать от организации обновления каналов связи, аппаратного обеспечения, средств вычислительной техники.
Технология внедрения ERP системы. Этот критерий зависит от поставщика услуг. Как правило, крупные производители ERP систем предлагают применять технологию внедрения под свой программный продукт. Такие технологии есть у SAP , ORACLE, Microsoft и др.

К группе критериев «функциональность» могут относиться:

Состав модулей. Выбор модулей ERP системы необходимо осуществлять в зависимости от текущей и будущей потребности организации. Система должна иметь возможность расширяться по функциональности.
Интеграция. При выборе системы необходимо учитывать возможность интеграции с действующими системами управления во взаимосвязанных областях.
Наглядность. Существенным элементом функциональности ERP системы является простота интерфейса и удобство работы пользователей. При выборе, необходимо учесть возможность настройки интерфейса под потребности пользователей.
Соответствие нормативной базе. ERP система затрагивает многие сферы деятельности предприятия, которые регулируются законодательством. Поэтому, важным критерием выбора будет возможность системы настраиваться на требования местного законодательства.

К группе критериев «поддержка» могут относиться:

Цикл поддержки. При выборе ERP системы необходимо определить, как долго поставщик будет поддерживать систему. Существует ли возможность перехода на новую версию ERP системы, существует ли возможность доработки системы под запросы организации.
Наличие службы поддержки. В ходе работы, у пользователей ERP системы всегда будут возникать вопросы и сложности. Для эффективной работы системы важно, чтобы поставщик мог гарантировать поддержку работы пользователей системы.
Опыт внедрения. Этот критерий связан с работой поставщика ERP системы. Необходимо обращать внимание на количество успешных внедрений ERP систем у того или иного поставщика.

К группе критериев «стоимость владения» могут относиться:

Стоимость программного обеспечения. Для работы ERP системы организации необходимо покупать лицензии на ее использование. При выборе нужно учитывать метод расчета стоимости этих лицензий (например, на группу пользователей или на одно рабочее место и т.п.).
Стоимость аппаратного обеспечения. В зависимости от применяемой архитектуры стоимость аппаратного обеспечения может существенно различаться. Организации может потребоваться приобретать серверное оборудование, обновлять парк вычислительных средств.
Стоимость обслуживания. Этот критерий также является существенным в составе затрат на приобретение ERP системы.
Стоимость модернизации и обновления. У некоторых поставщиков ERP систем стоимость модернизации и обновлений может равняться или превосходить стоимость первоначального приобретения.

Внедрение ERP системы

Внедрение ERP системы, как правило, является длительным и сложным процессом. У каждого крупного производителя ERP системы разработаны свои технологии и методики внедрения. Эти методики несколько отличаются друг от друга, но общий порядок действий, в основном, одинаковый. Кроме того, порядок внедрения ERP системы может различаться в зависимости от программной и аппаратной архитектуры ERP системы. На эти методики стоит обращать внимание, когда осуществляется выбор поставщика услуг.

Организации, которая приняла решение внедрять ERP систему, необходимо со своей стороны предпринять ряд действий для успешной реализации проекта внедрения.

К таким действиям относятся:

1. Подготовка внедрения. На этапе подготовки организации необходимо определить основные цели, ради чего будет внедряться ERP система. Это позволит четко понять результаты и ожидания от внедрения ERP системы. Так как внедрение ERP системы является довольно затратным проектом, необходимо оценить предполагаемый бюджет, который организация сможет выделить на внедрение. Также, на этом этапе определяется ответственный за проект, и выявляются ключевые специалисты (члены команды проекта со стороны организации), определяется порядок их взаимодействия.

2. Анализ бизнеса. Эти действия являются одними из самых критических во всем проекте. Как правило, ERP система должна работать в течение десятка лет и более. Поэтому необходимо определить перспективы развития как самой организации, так и рынка на длительный период.

На этом этапе организация должна оценить:

перспективы развития рынка и компании на несколько лет;
состав и возможность развития бизнес процессов организации;
потребности в автоматизации.

3. Выбор ERP системы. Выбор системы необходимо осуществлять на основе текущих и будущих потребностей бизнеса. При оценке различных вариантов, необходимо руководствоваться критериями, указанными выше (критерии выбора ERP систем). Чтобы выбрать систему наиболее подходящую под потребности бизнеса, желательно, отобрать не менее 3-х вариантов систем разных производителей.

4. Выбор поставщика. Как правило, на рынке существует много поставщиков одной и той же ERP системы. Это компании вендоры или системные интеграторы. Они предлагают комплекс услуг по техническому внедрению ERP системы. При выборе поставщика ERP системы необходимо обратить внимание на его специализацию. Можно выделить три типа специализации поставщиков.

У каждого из типов поставщиков есть свои преимущества и недостатки:

горизонтальная специализация. У таких компаний большое количество заказчиков, которые работают в разных отраслях. Как правило, такие поставщики имеют развитые службы поддержки. Однако, подход к внедрению у них «типовой» для всех заказчиков.
вертикальная специализация. Эти поставщики специализируются на работе с заказчиками из ограниченного количества отраслей (от одной, до трех). Это позволяет им создавать решения, специально настроенные под специфику отрасли. Подход к внедрению у таких компаний «заточен» под конкретную отрасль.
клиентоориентированная специализация. Эти поставщики, как правило, внедряют ERP систему под потребности заказчика. При внедрении они берут за основу базовую функциональность ERP системы и дорабатывают ее под условия бизнеса заказчика. У этого варианта есть существенный недостаток, связанный с обновлением системы и стабильностью ее работы.

5. Управление проектом. Ответственный за внедрение ERP системы и специалисты организации должны осуществлять управление проектом внутри компании. Они должны вести план проекта, контролировать сроки, бюджет, объем работ, соответствие целям внедрения. Еще одной важной задачей по управлению проектом является координация взаимодействия сотрудников организации с представителями поставщика (командой внедрения от поставщика).

6. Тестирование. Даже при самой лучшей организации внедрения, существует риск возникновения ошибок в работе системы. Поэтому, по ходу ввода в эксплуатацию функционала ERP системы, необходимо предусмотреть обязательное тестирование работы процессов, подразделений и модулей ERP системы. Лучшим способом тестирования является выполнение параллельной работы в старой системе и во внедряемой ERP системе. Это позволит избавиться от основных ошибок.

7. Тренинги и обучение. Обучение сотрудников является обязательным условием работы ERP системы. В зависимости от сложности системы оно может занять несколько недель. Перед началом обучения необходимо убедиться, что ERP система была протестирована. Одним из плохих вариантов является случай, когда поставщик услуг совмещает тестирование и обучение пользователей. В этом варианте сотрудники организации (будущие пользователи системы) выступают в качестве тестировщиков системы.

8. Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию является важным моментом в процессе внедрения ERP системы. Существует два варианта ввода системы в эксплуатацию: запуск системы сразу во всей организации, и поэтапный ввод. Второй вариант является более предпочтительным, т.к. позволяет постепенно переходить на новые условия работы. В случае возникновения ошибок или проблем в работе, будет затронута только часть бизнеса (отдельные процессы или подразделения), а не вся организация.

Основные ошибки при внедрении ERP системы

Внедрение ERP системы является одной из самых сложных, трудоемких и дорогих задач по совершенствованию деятельности. В ходе внедрения всегда возникают проблемы и ошибки, в той или иной степени влияющие на сроки, стоимость, и результативность проекта.

К основным ошибкам проекта внедрения ERP системы можно отнести:

плохое планирование. Для успешной реализации проекта, внедрение ERP системы должно быть тщательно спланировано. Плохое планирование часто приводит к потере приоритетов, путанице с автоматизацией процессов, слабому пониманию текущего и перспективного состояния процессов.
недостаточная оценка поставщиков ERP системы. Организации плохо прорабатывают вопрос выбора поставщиков ERP системы. В результате, выбор делается в пользу поставщиков, предложивших минимальную цену. Часто, поставщик снижает цену для того, чтобы получить хотя бы одного клиента и отработать на нем внедрение новой для себя системы. В результате, после завершения проекта может оказаться, что функциональность ERP системы сильно ограничена или система работает с ошибками.
отсутствие понимания потребностей. Начиная внедрение ERP системы, многие организации не понимают, какие функции и модули им необходимы, какие потребности организации могут быть автоматизированы за счет ERP системы. Это приводит к тому, что внедряется множество ненужных и неиспользуемых функций и модулей или наоборот, необходимые функции применяются ограниченно.
недостаточное понимание затрат времени и ресурсов. Как правило, организации недооценивают время и ресурсы, требуемые для внедрения ERP системы. Это приводит к завышенным ожиданиям от системы. Сотрудники организации начинают полагать, что ERP система начнет работать в полном объеме через короткое время и для ее работы не потребуется много усилий.
отсутствие квалифицированного персонала в команде внедрения. Частой ошибкой проектов внедрения ERP системы является привлечение в команду проекта простых исполнителей работ. Команда проекта со стороны организации должна включать в себя высококвалифицированных специалистов (ключевых сотрудников) по каждому направлению деятельности организации: финансам, управлению, закупкам, производству, складу и др.
отсутствие приоритетов. Перед началом проекта организации не устанавливают приоритет в достижении целей. Это приводит к тому, что в ходе внедрения ERP системы приходится решать много задач, постоянно переключаясь между ними. В результате, увеличивается время внедрения, появляются дополнительные ошибки и проблемы.
не проводится обучение сотрудников. Недостаточное или полное отсутствие обучения сотрудников является частой причиной неудачного внедрения ERP системы. Сотрудники не понимают, как работать в системе и это вызывает отторжение. Система окажется невостребованной, ее функционал будет задействован в ограниченном объеме.
недооценка точности данных. В основе работы ERP системы лежит обработка данных. Поэтому точность и эффективность работы системы будет зависеть от достоверности и точности данных, которые вводятся в ERP систему. Для снижения ошибок необходимо изначально вводить в систему достоверные и точные данные. Сотрудники, работающие с системой, должны тщательно проверять данные перед вводом в систему.
использование устаревших приложений. Еще одной проблемой, приводящей к низкой эффективности внедрения ERP системы, является продолжение использования устаревших приложений. Работа дублируется в ERP системе и старых приложениях. Организации продолжают их использование т.к. оплачена их поддержка и продление лицензий. Это приводит к тому, что переход на работу в ERP системе затягивается.
не проводится эффективное тестирование системы. Часто, поставщики ERP системы предлагают провести тестирование на ограниченном круге пользователей. Такое тестирование не сможет выявить все недостатки и не позволит смоделировать реальную пользовательскую нагрузку.
отсутствие стратегии обслуживания и модернизации. Если компания не разработает стратегию обслуживания и модернизации своей ERP системы, то она будет быстро устаревать. Техническая (аппаратная) часть ERP системы требует модернизации, т.к. со временем растет объем данных, и требуются новые вычислительные мощности. Программная часть должна постоянна модернизироваться в соответствии с изменяющимися требованиями законодательства и рынка.

Указанные выше проблемы внедрения являются наиболее общими и часто встречающимися. Помимо указанных, всегда возникают проблемы, специфические для каждого конкретного предприятия или организации. "ффективным методом избежать или свести к минимуму потери от таких ошибок является тщательная подготовка и планирование каждого этапа проекта внедрения ERP системы.

Понятие ERP ввёл аналитик Гартнер Ли Уайли (Gartner Lee Wylie) в 1990 году в исследовании о развитии MRP II. Уайли спрогнозировал появление тиражируемых многопользовательских систем, обеспечивающих сбалансированное управление всеми ресурсами организации, не только относящихся к основной деятельности производственного предприятия, но и объединяющих посредством общей модели данных данные о производстве, закупках, сбыте, финансах, кадрах. В начале 1990-х годов концепция обрела известность за счёт поддержки производителями прикладного программного обеспечения.

Таким образом, ERP - Enterprise Resource Planning (англ.) - информационная система, созданная для обработки хозяйственных операций (бизнес-процессов), использование которой способствует увеличению конкурентных преимуществ фирмы. В более широком смысле под ERP системой понимается методология эффективного планирования и управления ресурсами фирмы.

Если в начале 1990-х годов ERP-системы внедрялись, прежде всего, в промышленности, и, как решения реализующие MRP II как компонент -- машиностроительными предприятиями, то во второй половине 1990-х годов применение ERP-систем стало повсеместным и в сфере услуг, в том числе предприятиями электросвязи, энергосбытовыми компаниями, и даже органами государственной власти и некоммерческими организациями. К этому же времени в связи с быстрым ростом количества модулей в ERP-системах и их функциональных возможностей относится представление о ERP-системах как всеобъемлющем программном обеспечении для организаций, принципиально заменяющем все прочие прикладные программы, сменившееся к началу 2000-х годов выделением таких функций как CRM и PLM в отдельные от ERP программные пакеты и очерчиванием рамок ERP как универсальных систем для бэк-офисных процессов и управления ресурсами.

В качестве характеристической особенности ERP-стратегии отмечается принципиальный подход к использованию единой транзакционной системы для подавляющего большинства операций и бизнес-процессов организации, вне зависимости от функциональной и территориальной разобщённости мест их возникновения и прохождения, обязательность сведемния всех операций в единую базу для последующей обработки и получения в реальном времени сбалансированных планов.

Тиражируемость, то есть возможность применить один и тот же программный пакет для разных организаций (возможно, с разными настройками и расширениями), фигурирует как одно из обязательных условий ERP-системы. Одной из причин повсеместного использования тиражируемых ERP-систем вместо разработки на заказ указывается возможность внедрения лучших практик посредством реинжиниринга бизнес-процессов согласно решениям, применённым в ERP-системе. Однако, встречаются и упоминания интегрированных систем, разработанных для отдельной организации на заказ как ERP-систем.

Необходимость всеобъемлющего применения ERP-системы в территориально-распределённых организациях требует поддержки в единой системе множества валют и языков. Более того, необходимость поддерживать несколько организационных единиц (несколько юридических лиц, несколько предприятий), несколько различных планов счетов, учётных политик, различных схем налогообложения в едином экземпляре системы оказывается необходимым условием для применения в холдингах, ТНК и других дистрибьюторских предприятиях.

Применимость в различных отраслях накладывает на ERP-системы , с одной стороны, требования к универсальности, с другой стороны -- поддержку расширяемости отраслевой спецификой. Основные крупные системы включают готовые специализированные модули и расширения для различных отраслей (известны специализированные решения в рамках ERP-систем для машиностроительных и обрабатывающих производств, предприятий добывающей промышленности, розничной торговли, дистрибуции, банков, финансовых организаций и страховых компаний, предприятий электросвязи, энергетики, организаций сектора государственного управления, сферы образования, медицины и других отраслей).

Возможности и фукции ERP-систем.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

ERP-системы используют «лучшие практики».

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.

ERP-системы делают возможной организационную стандартизацию.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную стандартизацию различных географически разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

ERP-системы устраняют информационную асимметрию.

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение контроля. Если один из пользователей не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация может стать «плоской»: так как информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность - подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

- ERP-системы обеспечивают информацией в реальном времени. В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.
- ERP-системы обеспечивают одновременный доступ к одним и тем же данным для планирования и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации имеют доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными системами.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

ERP-системы способствуют взаимодействию и сотрудничеству между организациями.

ERP-система обеспечивает информационную магистраль для организации взаимодействия и сотрудничества с другими организациями. Фирмы все больше и больше открывают партнерам свои БД для облегчения снабжения и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым могут пользоваться партнеры; и ERP-системы могут быть использованы для содействия таким обменам.

Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:

· ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);
· управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;
· планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;
· управление запасами и закупочной деятельностью>. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;
· планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;
· финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;
· функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.

Структуру и основные функции ERP-систем также наглядно демонстрирует рисунок.(Рис.1)

Рис.1

Основные возможности ERP-систем можно представить в виде четырех блоков: планирование, учет, анализ, управление.

Планирование. Осуществлять планирование деятельности предприятия на различных уровнях значит:

· Формировать программу сбыта.
· Осуществлять производственное планирование (уточненная и утвержденная программа сбыта является основой плана производства, интеграция данных этих планов существенно облегчает процесс производственного планирования и обеспечивает их неразрывную связь).
· Формировать основной производственный план-график (детализированный оперативный производственный план, на основе которого осуществляется планирование и управление заказами на закупку и производство). Формировать планы на закупку.
· Осуществлять предварительную оценку выполнимости сформированных планов на различных уровнях планирования для внесения необходимых коррекций или принятия решения о привлечении дополнительных ресурсов.

Учет. В случае, если планы получили свое подтверждение, они приобретают статус актуальных планов, и начинается их реализация. Ранее смоделированный поток зависимых заказов превращается в реальный, порождающий потребности в материалах, трудовых ресурсах, мощностях и деньгах. Удовлетворение данных потребностей порождает учетные действия, обеспечивающие оперативную регистрацию прямых затрат, относящихся к производимой продукции (материальных, трудовых, эксплуатационных затрат в привязке к заданиям, технологическим операциям, проектным работам, работам по техобслуживани), и косвенных затрат, распределяемых по центрам финансовой ответственности. Все операции по регистрации прямых затрат вводятся, как правило, в натуральном выражении нормативного потребления (материальные - в соответствующих единицах измерения, трудовые -- временные и т.п). Для отражения соответствующего финансового результата ERP-системы предлагают мощные средства настройки финансовой интеграции, позволяющие обеспечить автоматический перевод потребленных ресурсов в их финансовый эквивалент.

Анализ. За счет оперативного отражения результатов деятельности управленческий персонал получает возможность в режиме реального времени осуществлять сравнительную характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей для расчета основных показателей и построения математических моделей значительно упрощает процесс бизнес-планирования.

Управление. Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать обоснованные управленческие решения.

Таким образом,можно говорить об обширном наименовании функций и возможностей ERP-систем, которые позволяют современным копманиям руководить своей деятельностью эффективно,стабильно и надежно.

ERP-система это единое хранилище данных, где содержится вся корпоративная бизнес-информация, и которая обеспечивает одновременный доступ к этой информации всех сотрудников предприятия, наделенных соответствующими полномочиями. Изменение данных системы происходит через ее функции.

ERP система состоит из таких элементов:

модель управления ИТ-потоками в компании;
аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;
программные продукты, автоматизирующие управление ИТ-потоками;
регламент использования и развития программных продуктов;
ИT-департамент.

Функции ERP систем и вопросы, которые они решают:

ведение спецификаций, определяющих состав изготовляемых изделий, а также материальные ресурсы, нужные для их изготовления;
формирование планов производства и продаж;
планирование потребностей в материалах и комплектующих, объёмов и сроков поставок;
управление запасами и закупками (реализация централизованных закупок, ведение договоров, учет и оптимизация запасов);
планирование производства от укрупнённого планирования до использования оборудования и станков;
оперативное управление финансами, куда входит составление финансового плана, а также осуществление контроля его исполнения, управленческий и финансовый учёт;
управления проектами, куда входит планирование ресурсов и этапов.

Всё больше предприятий различных масштабов по всему миру стремятся внедрить в свою работу мощнейшее средство управления, известное как ERP-система. Её использование призвано наладить эффективный контроль и планирование всех стратегически важных для организации бизнес-процессов, оптимизировать функционирование основных производственных и вспомогательных объектов.

Понятие ERP и ERP-системы

Бизнес-стратегия ERP (EntERPrise Resource Planning) представляет собой интеграцию всех подразделений и процессов организации: производственных мощностей, управлений финансового, кадрового и клиентского профиля и многих других. Такое объединение в первую очередь направлено на оптимизацию распределения различных ресурсов внутри предприятия.

Если ранее это было чисто маркетинговое понятие, то сегодня под ERP-системой чаще всего понимают класс специализированных программных средств. В широком же смысле она представляет собой методологию планирования и управления всеми ресурсами предприятия. Исторически стратегия ERP была сформирована на основании своих предшественниц:

MRP — планирование материальных потребностей.
MRP II — планирование производственных ресурсов.

В отличие от них, ERP-система может быть использована для очень больших предприятий, часто территориально распределённых. В данном случае речь идёт о планировании корпоративных ресурсов, поскольку она уделяет внимание не только производственному, но и всестороннему финансовому планированию. Существенной особенностью ERP-системы является также возможность её применения на абсолютно любых предприятиях вне зависимости от специфики работы, в том числе и на не занимающихся производственной деятельностью. Рассматривая её в качестве следует отметить оснащённость более мощным комплексом технических средств, облегчающих или замещающих процесс принятия решений.

Назначение ERP-системы на предприятии

Чтобы решиться на коренные преобразования в деятельности своей компании, связанные с внедрением информационной системы управления и реализацией новой бизнес-стратегии, руководство должно чётко осознавать всю необходимость этого шага, которая должна выражаться в следующих ключевых моментах:

нежелании принимать текущее положение дел;
существовании необходимости использования современных технологий для усиления позиций бизнес-субъекта на рынке в условиях конкурентной борьбы;
ожидании получить значительные преимущества от внедрения.

В первую очередь применение ERP-системы призвано способствовать успешной реализации аналогичной бизнес-стратегии, исполнение которой должно обеспечить эффективное планирование ресурсов предприятия и управление ими. Для этого необходимо оптимизировать работу его подразделений, а именно добиться максимальной согласованности между ними и сократить административные затраты. Этого можно достичь за счёт преимуществ, предоставляемых информационной системой. Это:

Повышение прозрачности бизнес-процессов.
Решение проблем с упорядочиванием и поиском нужной информации.
Повышение достоверности и актуальности данных.
Увеличение скорости документооборота между подразделениями.
Организация единого информационного пространства между головным офисом и удалёнными филиалами.
Сокращение времени заполнения документации и избавление от возможных ошибок.
Увеличение скорости принятия решений на всех уровнях.

ERP-система обеспечивает повышение конкурентоспособности объекта не только за счёт внедрения в его работу более эффективных бизнес-процессов. Её использование должно также привести к сокращению общих расходов предприятия. Передовые инструменты планирования, моделирования и анализа помогают осуществить оптимизацию ресурсов производственной деятельности, финансовой сферы, а также работы складских, транспортных и прочих подразделений.

Основные особенности работы

В различных компаниях, даже занимающихся одним и тем же делом, все бизнес-процессы могут протекать абсолютно по-разному. Стандартизированная схема работы, которую предлагает информационная система управления предприятием, может значительно отличаться от применяемой здесь прежде. По этой причине рассматривать её лишь в качестве программного продукта в корне неверно, поскольку внедрение его требует от компании масштабных внутренних изменений в виде реорганизации существующих бизнес-процессов.

Концептуальные особенности этих систем напрямую связаны с их сущностью. Вспомним, что ERP-методология предполагает консолидацию всех жизненно важных подразделений предприятия для организации эффективного управления его ресурсами. Такое объединение реализуется внутри информационной системы посредством наличия единой общедоступной базы данных. Сведения поступают в хранилище лишь однажды, а впоследствии могут быть многократно переработаны и использованы различными внутренними и внешними потребителями. По сравнению с реальной жизнью, в этом случае происходит уменьшение затрат времени и сил сотрудников предприятия на принятие решений. Нужно также отметить, что ERP-система является не автоматизированной системой управления технологических процессов, а интегрированной информационной, основанной на их абстрактной модели, информация в которую вводится живыми людьми.

Структура базы данных, как и работа программного комплекса в целом, должна быть устроена таким образом, чтобы отражать деятельность всех подразделений без исключения. Такой подход даёт возможность проводить мониторинг общей совокупности ресурсов и деловых процессов предприятия практически в режиме реального времени, а значит, и осуществлять оперативное и стратегическое управление ими.

Одна из основных задач ERP-систем состоит в оптимизации процесса планирования и контроля над выполнением плана. Встроенные интеллектуальные алгоритмы значительно упрощают для своих пользователей её решение. К примеру, планирование и управление производственным предприятием имеет множество специфических особенностей, связанных с неоднородностью его составных частей. Так, на одном заводе могут существовать цеха, работающие как непрерывно, так и дискретно. С этой точки зрения внедряемая система ERP-класса должна быть универсальной и содержать в себе широчайший набор специализированных модулей.

Поскольку современные предприятия сегодня часто территориально распределены, очень важно, чтобы и отдалённые от главного офиса филиалы были обеспечены полноценным доступом к общему информационному Это реализуется самыми передовыми сетевыми технологиями, задействованными при разработке ERP-систем, которые также предусматривают и разграничение прав доступа пользователей к хранящимся в них сведениям.

Функциональность систем ERP-класса

Говоря о функциях, нельзя забывать о том, что любой продукт ERP-класса — это система управления предприятием в целом. Диапазон его возможностей в первую очередь будет зависеть от масштаба и особенностей работы объекта, для нужд которого он используется. Рассмотрим классический набор функций:

Производство

Ведение конструкторских и технологических спецификаций выпускаемых товаров или выполняемых услуг с целью определения количества требуемых материалов и норм трудовых затрат.
Составление производственных планов.
Планирование и управление техническими мощностями предприятия в различном приближении: от отдельных единиц до цеховых и производственных объединений.

Финансы

Оперативный бухгалтерский, финансовый, управленческий, налоговый учёт и контроллинг.
Управление активами предприятия, в том числе основными фондами, ценными бумагами, банковскими счетами и проч.
Всестороннее планирование предприятия и контроль его результатов.

Логистика

Формирование плановых показателей требуемых объёмов материалов, сырья, деталей, комплектующих в соответствии с планами производства.
Управление снабжением и сбытом: учёт контрагентов, ведение реестра договоров, управление цепями поставок, реализация складского планирования и учёта.

Кадры

Управление процессом подбора персонала.
Оперативный кадровый и табельный учёт, ведение штатного расписания, расчёт зарплат.
Планирование трудовых ресурсов.

Ведение планов продаж.
Управление ценообразованием на различных видах рынка с целью формирования адекватной общей стратегии предприятия, прозрачной политики расчёта стоимости товаров: учёт скидок и особых условий продаж.
Планирование и контроль проводимых рекламных и маркетинговых мероприятий.

Проекты. Отчётность

Предоставление широкого выбора стандартизированных бухгалтерских, финансовых и управленческих отчётных форм, а также гибкий механизм создания пользовательских.
Составление общей стратегии: поэтапное планирование необходимых для успешного осуществления сроков, материальных, финансовых и кадровых ресурсов.
Мониторинг основных показателей выполнения проекта.

Какие предприятия могут использовать у себя ERP- системы

На первый взгляд может показаться, что системы этого класса предназначены исключительно для крупных производств, поскольку именно для них в большей степени характерна высокая сложность структуры потоков ресурсов и процессов различных видов. Однако существуют ситуации, когда предприятию небольшого размера может быть недостаточно использования классов MRP или MRP II. Сегодня на рынке можно приобрести программные продукты, обладающие различными возможностями. В зависимости от масштаба предприятия, на котором они могут быть эффективно использованы, выделяют тяжёлые, средние и лёгкие решения.

Что касается непроизводственных организаций, то системы класса ERP применимы в том числе и для них. Для таких предприятий будет достаточно и не слишком широкого функционала. На данный момент существуют малые интегрированные или локальные разновидности систем, которые смогут удовлетворить потребности торговых компаний или организаций, работающих в сфере услуг. Также необходимо отметить, что многие разработчики предлагают своим клиентам и отраслевые продукты.

О способах классификации

Самый очевидный признак, по которому могут быть классифицированы все системы управления предприятием ERP, — это масштаб организации, где они могут быть применимы. С этой точки зрения в зависимости от числа рабочих мест принято выделять решения для:

Крупных корпораций (свыше 10 тыс. чел.).
Средних корпораций (от 1 тыс. до 10 тыс. чел.).
Средних предприятий (от 100 до 1 тыс. чел).
Малых предприятий (менее 100 чел.).

Немаловажным признаком систематизации таких информационных продуктов является функциональность. В зависимости от реализуемого объёма выполняемых задач существует следующее общепринятое деление на:

Крупные интегрированные.
Средние интегрированные.
Финансово-управленческие.
Локальные.

Локальный вариант обычно представляет собой унифицированный коробочный информационный продукт узкой направленности, обладающий сравнительно небольшой общей стоимостью. Чаще всего он охватывает один или несколько блоков в области финансов организации или её учётной деятельности. Такие системы подходят для небольших производственных или торговых фирм.

Интегрированные информационные системы в зависимости от масштаба целевого объекта могут быть средними или крупными. Они охватывают все бизнес-процессы корпоративных структур, а именно взаимодействие с поставщиками и потребителями, производство конечного продукта, потоки материалов и финансов, отношения с персоналом, снабжение, хранение и сбыт, реализация проектов и многие другие.

Современный рынок ERP-систем

Все представленные сегодня на отечественном рынке программные продукты можно разделить на две основные категории: российского и импортного производства. Отличия между ними заключаются не только в месте создания, но и в функциональных возможностях.

Мощные западные разработки служат эталонами того, что принято называть системами класса ERP. Ярчайшими примерами таковых являются продукты фирм SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Все они могут применяться на целевых объектах любого уровня, в том числе и очень крупных. Однако их использование российскими компаниями может быть часто затруднено из-за возможного возникновения следующих проблем:

Неготовность предприятий к серьёзной реорганизации существующих бизнес-процессов. Масштаб таких изменений преувеличить сложно. Бизнес-процессы иностранных систем управления предприятием кардинально отличаются от тех, которые принято использовать в нашей стране.
Недостаточное количество специалистов, способных с должным уровнем качества реализовать проект внедрения импортной ERP-системы в России.
Высокая стоимость использования таких решений.

Несмотря на общее отставание от западных аналогов, современные российские разработки постепенно наращивают свой функционал. Они полностью адаптированы к работе отечественных предприятий. И могут быть успешно внедрены, если в конкретном случае не требуется широкого охвата бизнес-процессов, а достаточно лишь наладить учёт по некоторым направлениям деятельности при помощи ERP-системы. Примеры передовых отечественных разработок — это продукты компаний 1C и «Галактика».

Взгляд в будущее — ERP II

Появившаяся некоторое время назад концепция ERP II стала результатом совершенствования методологии ERP. Планирование ресурсов предприятия и управление ими остаются здесь в числе основных задач. Однако бурное развитие Интернета, инициировавшее зарождение новой методологии, наложило свой отпечаток, сделав и традиционный бизнес отчасти электронным. ERP II представляет собой сочетание классической системы управления предприятием со специфическими решениями сетевой коммерции.

Теперь стало чрезвычайно важно взаимодействовать со своими контрагентами по сети. Для этого существует два важных направления: и отношениями с клиентами. Внутрифирменная информация перестаёт быть лишь таковой, выходит во внешнюю среду и становится основой сотрудничества с другими субъектами бизнеса. Новая концепция в таком случае формулируется как управление ресурсами и внешними отношениями предприятия. Помимо идейной переориентации, системы ERP II получили собственные технологические особенности.

Решение вопроса выбора системы

Выбор программного обеспечения такого уровня — процесс чрезвычайно ответственный. Неверно принятое решение по этому вопросу, в особенности для масштабных проектов, может повлечь за собой внушительные временные и денежные затраты при отсутствии ожидаемого результата.

Эффективное внедрение масштабной системы, которая, к примеру, должна обеспечивать результативное управление производственным предприятием, в обязательном порядке потребует от него реинжиниринга бизнес-процессов. Важно не допустить ситуации, при которой по завершении процедуры внедрения программы она бы осуществляла сбор неиспользуемых данных или не решала бы нужных задач. По этой причине лучше для пригласить к сотрудничеству зарекомендовавшую себя в этом деле команду экспертов.

Существует некоторый перечень критериев, на основании которых проектной командой по согласованию с администрацией целевой компании может быть принято оптимальное, экономически выгодное решение по вопросу выбора программного продукта:

Соответствие технических и функциональных возможностей системы основным целям работы предприятия.
Совокупная стоимость владения должна умещаться в выделенный для этих целей бюджет. Кроме затрат на покупку системы, сюда входят эксплуатационные и прочие виды косвенных затрат.
Внедряемая информационная система ERP-класса должна соответствовать всем общепринятым техническим требованиям, а значит, быть масштабируемой, надёжной, устойчивой к возможным сбоям, иметь средства антивирусной и антихакерской защиты.
Поставщиком должны гарантироваться последующее сопровождение и поддержка установленного программного обеспечения.

Процесс внедрения систем класса ERP

Внедрение ERP-систем на предприятиях сопровождает реализацию на них одноимённых стратегий. Эта процедура в зависимости от масштабов целевого объекта обычно продолжается от нескольких недель до нескольких лет. Заниматься внедрением организация может своими силами или воспользоваться помощью специализирующихся на этом компаний. Можно выделить основные этапы этого процесса:

Первичная организация. Здесь необходимо определить стратегические цели, задачи и обозначить ожидаемый эффект от внедрения для конкретной организации. На основании этих данных можно будет составить технический план проекта.
Разработка проекта. На этом этапе происходит анализ текущей деятельности организации: стратегии её продвижения, бизнес-процессов. На основании его результатов строится модель системы, а в рабочий план вносятся соответствующие уточнения.
Исполнение проекта. Поскольку правила ведения бизнес-процессов диктует внедряемая ERP-система, здесь происходит их преобразование согласно унифицированным требованиям. В случае необходимости осуществляется разработка отчётных форм и алгоритмов переноса данных из используемых прежде учётных программ. Если на предыдущих этапах выявлена недостаточность функций системы для объекта, осуществляется её доработка. В заключение проводится обучение пользователей и предварительное тестирование.
Пуск в эксплуатацию. В процессе использования происходит выявление и устранение возможных ошибок и неполадок.

Система управления ERP-класса сегодня — не просто устанавливаемая на все компьютеры в организации копия дорогостоящего программного обеспечения, но и основная движущая сила перспективной бизнес-стратегии. Выбор её должен осуществляться на основании существующих потребностей и возможностей целевого объекта. От правильности принятого решения и выполнения шагов последующего внедрения зависит дальнейший успех всего бизнеса в целом.